La Administración Pública está evolucionando. Surgen nuevos retos impulsados por la transformación del trabajador y de su forma de interactuar a través de las nuevas tecnologías y en este contexto la Administración está dando grandes pasos para optimizar sus procesos, infraestructuras y base tecnológica.
La transformación digital de las compañías, tanto en ámbitos privados como públicos, ya es una realidad que busca hacer más competitivas, productivas y eficientes a las organizaciones.
En este documento se analizan algunas claves y experiencias para conseguir una administración pública más eficiente y capaz de prestar un servicio óptimo, en concreto se muestran experiencias en el abordaje de proyectos en modelo de servicio que permiten la optimización de procesos.
Desde KYOCERA Document Solutions consideramos que la impresión, desde un punto de vista de servicio y como elemento productivo de una organización puede contribuir a la transformación digital de la AA.PP. Nos hemos propuesto poner nuestra expertise en evolucionar junto nuestros clientes de Administración Pública hacia los Smarter Workspaces, lugares de trabajo inteligentes en los que los proyectos basados en las personas, en la tecnología, eficiencia y sostenibilidad serán clave para alcanzar niveles de eficiencia interna adecuados y además reflejarlo hacia el ciudadano".
INTRODUCCIÓN LAS TIC, UN ALIADO MÁS QUE NECESARIO PARA LA AA.PP.
En la empresa todo gira en torno a la eficiencia de los procesos: ahorro de costes, sostenibilidad o seguridad son vocablos cada vez más en boga y no pasan tampoco desapercibidos en el ecosistema público. Así, las AA.PP. tienen la obligación de adaptarse al nuevo panorama para optimizar procesos internos y, por ende, el servicio a los ciudadanos.
Una administración más eficiente y más capaz es posible. Para ello, se han de simplificar los trámites, procurar la eliminación de duplicidades, mejorar la accesibilidad a los servicios y mejorar la seguridad y la capacidad de reutilización de la información.
Desde KYOCERA nos hemos propuesto ayudar a las AA.PP. a solucionar estos incidentes que hacen de muchos trámites administrativos procesos fatigosos. La impresión gestionada resulta, en definitiva, la mejor forma de poner la tecnología al servicio de los negocios, tornándose estos más eficientes y accesibles para los ciudadanos.
INVERTIR EN TECNOLOGÍA, CLAVE EN EL DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN
La transformación digital que vivimos no sólo es cosa de empresas y usuarios. La Administración Pública debe ser un actor más en este proceso, protagonizándolo y promoviéndolo. Internet, movilidad, big data… Las principales tecnologías juegan un papel esencial en el desarrollo de la Administración, la transformación de las AA.PP. en la era digital.
Según datos de Adjudicaciones TIC, firma independiente de análisis y consultoría que dedica su actividad a la información y asesoramiento de empresas tecnológicas en su relación con la Administración Pública en España, en cómputo global, las Administraciones Públicas invirtieron una totalidad de 2.181.820.485,08 €, suponiendo la inversión de la Administración General del Estado un 49%, mientras que los Organismos Autonómicos, Provinciales y Regionales invirtieron el 51% de dicha cantidad (Fig.01).
De ese montante total (Fig.02), el 85 % se realizó mediante concurso público o negociado y el 15 % se adquirió a través del Catálogo del Servicio Central de Suministros gestionado por la Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación (DGRCC) dependiente del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pública.
Si hablamos de volumetría (Fig.03), el Concurso/Negociado supuso 4.199 adjudicaciones 1.867.131.802,26 €), mientras que las adjudicaciones de Patrimonio ascendieron a 4.084 (314.688.682,82 €).
Del total de inversiones más del 50% se centraron en la contratación de servicios, seguidas en volumen por las contrataciones de redes de comunicaciones regionales y nacionales, en tercer lugar, se encuadrarían las contrataciones de equipamiento micorinformatico.
Centrándonos en el negocio de la impresión (impresoras, multifuncionales, y servicio de impresión en pago por uso), el pasado año, las Administraciones Públicas invirtieron un total de 67,8 millones de euros, con KYOCERA a la cabeza de estas inversiones (más de 300 adjudicaciones). Desde la Administración General del Estado se apostó especialmente por equipos multifuncionales (30 millones de euros). En otro sentido, resulta curioso comprobar cómo el servicio de pago por uso no registró una buena aceptación, quedándose su inversión en apenas 2,3 millones.
La tendencia dentro de las AA.PP. es a pasar de los modelos tradicionales de gestión a un nuevo paradigma de servicios de impresión gestionada; un cambio que supone un importante ahorro de costes y una mejora significativa en los servicios de soporte y gestión.
KYOCERA, LA MEJOR SOLUCIÓN PARA SEPE SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL
6.004 equipos, con una antigüedad de 7 años, distribuidos en 51 modelos distintos de 12 fabricantes diferentes. Ese era el panorama en torno a la impresión que registraba el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) antes de la implantación de KYOCERA.
El Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) es un organismo autónomo adscrito al Ministerio de Empleo y Seguridad Social que, junto con los Servicios Públicos de Empleo de las Comunidades Autónomas, forma el Sistema Nacional de Empleo. Desde esta estructura estatal se promueven, diseñan y desarrollan medidas y acciones para el empleo que son de ejecución descentralizada y adaptadas a las diferentes realidades territoriales.
SEPE dispone de diferentes ubicaciones, desde donde operan más de 9.500 trabajadores. En total, son 769 los centros de que dispone SEPE, entre Servicios Centrales, Direcciones Provinciales, Oficinas de Prestaciones y otras sedes, siendo las Oficinas de Prestaciones la que mayor número de ubicaciones acumula con 711 y 6.000 trabajadores.
Instalado en un modelo tradicional, SEPE operaba basándose en tres conceptos separados: la adquisición de equipos con garantía, el mantenimiento del hardware y la adquisición de consumibles; y se gestionaba individualmente desde la Subdirección General de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (SGTIC), la Subdirección General de Recursos y Organización (SGRO) y las 52 Direcciones Provinciales.
El modelo tradicional presentaba multitud de debilidades detectadas tras un estudio previo que detalló aspectos a mejorar como la dispersión de proveedores y gestores. Del mismo modo se encontraron limitaciones tanto en las políticas de impresión como en la capacidad de auditoría. Este modelo también suponía la imposibilidad de aplicar opciones de valor añadido. En cuanto a los costes, se incrementaban por la no agregación de demanda y, en la misma línea, se producía un mayor coste de impresión por página. Existía, además, un problema procedente de la mala calidad de los consumibles, que derivaban en una baja calidad en la impresión.
Tras comprobar estas debilidades se llevó a cabo un nuevo estudio para analizar los datos del inventario del parque que los consumos y los costes estimados. Las conclusiones fueron claras, destacando el sobredimensionado del parque, el solapamiento entre multifuncionales e impresoras, la reducida posibilidad de optimización de los dispositivos por la casuística y el uso indiscriminado del color.
Las estimaciones económicas iniciales presentaban un ahorro de un 33% en mantenimiento y un ahorro superior al 20% en Coste Total de Propiedad (TCO), que implica el coste del hardware y el coste del mantenimiento durante el periodo de duración del contrato de mantenimiento.
Del mismo modo, las características del nuevo modelo de gestión supusieron cambios sustanciales. Así, se aplicó el Acuerdo marco 5/2013 de impresoras, equipos multifuncionales y escáneres de la Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación (DRGCC). El nuevo modelo de gestión implicó la renovación total del parque, implementándose sistemas más potentes y que suponían un menor coste por página. Además, se redujo el número de equipos, pasando de 6.004 equipos arcaicos a 2.575 equipos mucho más eficientes, recomprando de la misma forma los equipos útiles.
Este cambio supuso también un modelo gestión integral con un único proveedor, un hito que aligera los procesos y los torna más dinámicos.
La implementación de los nuevos servicios en el SEPE se sucedió en varias fases. Una primera consistente en la instalación de servidores de impresión gestionada. Posteriormente, se realizaron pruebas piloto por tipos de equipos y sedes para a continuación realizar los ajustes pertinentes en integración LDAP/tarjetas mifare, tipos de usos específicos, impresión delegada, procedimientos de facturación… Y una vez desarrollados esos pasos, se llevó a cabo la logística de distribución y retirada del antiguo equipamiento: un paso que se gestó en cuatro meses.
La implantación del nuevo modelo ofrece numerosas bondades. Se produce con ella, por ejemplo, una gestión simplificada, que hace mucho más fluidos los negocios. En ese mismo sentido, resultan destacables las mejoras técnicas producidas y la implantación del pago por página, sin necesidad de tener que comprar el consumible, ya que está incluido en el coste. En cuanto al tema económico, el nuevo y mejorado modelo ofrece una reducción significativa de costes.
Los usuarios apreciaron muy positivamente servicios de valor añadido como: a) escáner de alto rendimiento fácil de utilizar, con remisión a su buzón de correo personal los documentos escaneados; b) impresión en cualquier lugar; c) identificación simple con tarjeta, PIN, o credenciales de Directorio Activo (LDAP).
Cabe destacar la diferencia entre el coste por persona y año estimado antes de la implantación y una vez finalizada ésta, suponiendo una diferencia de más de 300 euros: un ahorro más que significativo, que cobra especial relevancia en una época en la que procurar minimizar los costes se antoja vital para el óptimo desarrollo de cualquier actividad relacionada con los negocios.
Costes totales de propiedad (TCO), Sin IVA. Escenario a 4 años.
EVOLUCIÓN
HACIA UN MODELO DE SERVICIO DE IMPRESIÓN GESTIONADA.
El pasado mes de junio celebramos un taller de expertos en el que se analizó la eficiencia en los modelos de impresión gestionada para la Administración Pública. Una reunión que sirvió para exponer cómo KYOCERA capacita a las AA.PP. en su camino a la era digital. El evento reunió a figuras relevantes de la AA.PP., que compartieron y debatieron con KYOCERA sobre cómo se implantó el nuevo modelo de impresión gestionada en el SEPE y cómo se precisa de este nuevo paradigma en otros ámbitos de la AA.PP.
El debate, la conversación y la recogida de distintas opiniones son siempre un estupendo clima para encontrar fortalezas y debilidades. Santiago Graña, Subdirector General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones del Servicio Público de Empleo Estatal, compartió con KYOCERA las inquietudes que le ocasionaron las implantaciones de los nuevos equipos. Nada más lejos de la realidad, Graña recalcó cómo la gran mayoría de empleados reconocían las ventajas del nuevo sistema, sosteniendo que el número de páginas por empleado era menor del que esperaban, tornándose los procesos mucho más ágiles.
Graña hizo hincapié en la necesidad de abordar estos proyectos en todos los organismos públicos, ya que los ahorros son sustanciales. Desde diversos cargos públicos se coincidía en el punto crítico que atravesaba la impresión en los ecosistemas públicos, donde los sistemas de impresión no fluyen como deberían. Ahondando en ese mismo punto, los asistentes concurrían en la opinión de que este tipo de inversiones suponen un mejor servicio interno dentro de cualquier ecosistema público, garantizando una mejora a nivel de eficiencia, de sostenibilidad y de costes.
El principal hándicap que se esgrime en la mayoría de los casos relacionados con la Administración Pública para abordar el proceso de cambio es la importante inversión inicial; una problemática que tiene una respuesta sencilla basada en el sistema de servicio de impresión gestionada que se ha llevado a cabo en el SEPE. En definitiva, hablamos de una inversión inicial de un volumen minúsculo si lo comparamos con el ahorro obtenido por las organizaciones tras implantar el nuevo modelo.
Otro de los enfoques tratados fue el del estudio para decidir si acometer la inversión o no, que debe estar bien enfocado, analizando no sólo la inversión inicial y el coste de los equipos, sino tratando el asunto desde una perspectiva global (impresoras, consumibles, mantenimiento…).
El debate dejó respuestas sustanciales y un importante reto que asumir desde las AA.PP.. Se extrajeron varias conclusiones claves del encuentro que viraban en cualquier caso hacia la implementación de nuevos proyectos de impresión gestionada.
Así, los asistentes coincidieron en la responsabilidad de las áreas TIC para realizar una gestión integral de los sistemas de impresión. Del mismo modo, quedó patente la que debe ser la apuesta por la eficiencia en las AA.PP., tomando conciencia que la gestión de los proyectos y costes se debería asemejar a las entidades privadas. En cuanto a las dificultades que se presentan, se hizo hincapié en el gran problema en la gestión TIC de las AA.PP. que supone la dispersión de contratos de mantenimiento y adquisición de consumibles reciclados. En el mismo sentido, las inversiones iniciales son también un obstáculo a la hora de abordar un proyecto TIC de renovación de equipos; una incidencia, sin embargo, solventada por los modelos de arrendamiento.
Para justificar la instauración de estos proyectos existen además referencias de proyectos de éxito en implantación de nuevos modelos de impresión dentro de la Administración General del Estado, que dan fe y otorgan notoriedad de cómo los procesos internos se vuelven mucho más eficientes. Si hablamos de cuestiones económicas, podemos decir que los ahorros obtenidos tras la implantación de este tipo de proyectos superan con creces los costes de mantenimiento de las infraestructuras existentes en los organismos que han implantado estos nuevos modelos.
En otro orden, para los asistentes al taller de expertos existe una clara tendencia alcista en las inversiones en modelos de pago por página, reflejando la gran ventaja que supone adquirir la impresión como servicio. En conclusión, se destacó a KYOCERA como un referente en transformaciones tecnológicas en el ámbito de la impresión, adaptando costes y modelos de contratación a las necesidades de los organismos públicos.
El debate dejó respuestas sustanciales y un importante reto que asumir desde las AA.PP. Podemos extraer algunas conclusiones clave:
La responsabilidad de las áreas TIC para realizar una gestión integral de los sistemas de impresión.
La apuesta por la eficiencia en las AA.PP. tomando conciencia que la gestión de los proyectos y costes se debería asemejar a las entidades privadas.
La dispersión de contratos de mantenimiento y adquisición de consumibles reciclados provoca un gran problema en la gestión TIC de las AA.PP.
Las inversiones iniciales son un problema a la hora de abordar un proyecto TIC de renovación de equipos, solventado por los modelos de arrendamiento.
Los ahorros obtenidos tras la implantación de este tipo de proyectos superan con creces los costes de mantenimiento de las infraestructuras existentes en los organismos que han implantado estos nuevos modelos.
Existen referencias de proyectos de éxito en implantación de nuevos modelos de impresión dentro de la Administración General del Estado, que pueden resultar de utilidad a la hora de justificar nuevos proyectos.
KYOCERA es un referente en transformaciones tecnológicas en el ámbito de la impresión, adaptando costes y modelos de contratación a las necesidades de los organismos públicos.
Existe una clara tendencia alcista en inversiones en modelos de pago por página, reflejando la gran ventaja que supone adquirir la impresión como servicio.
Pilar Rodríguez Ayerbe
Jefe de Área de AA.PP. KYOCERA Document Solutions
